Hoy en día, conforme vivimos nuestro trajinar cotidiano, simplemente ponernos manos a la obra en la organización de una actividad se ha convertido en toda una osadia ¡Claro, esto depende del tipo de actividad que debamos poner en marcha! Y esque las posibilidades son infinitas, podemos llevar a cabo desde una actividad escolar (tarea, trabajo extracurricular, semana de evaluación, proyectos y entre muchas otras); actividades laborales (emprendimientos, plan de negocios, lanzamiento o entrega de un proyecto, publicidad, etc.) e incluso actividades personales, que si bien al ser propias pueden extenderse mucho más allá de los limites a los que estamos acostumbrados (metas a corto y largo plazo, fiestas, reuniones familiares, rutinas, entre otras.) Lo importante es tener claro, que sea cual sea la actividad, con el sistema de las 5 P', ya la organización no será más un problema y a continuación te explico el por qué.
Cuando deseamos que una actividad se desarrolle optimamente, debemos saber con certeza que los resultados positivos que vallamos a obtener, provienen netamente de la correcta organización que esta conlleva. En resúmen, no se puede dejar ningún aspecto o tarea, por más pequeña que sea, a la suerte; si en realidad deseas triunfar en la actividad en cuestión.
¿De que trata el sistema Organizacional de las 5P' ?
Este sistema permite que una actividad se construya, se lleve a cabo y se supervise de forma facil y rapida; teniendo como enfoque el control de la calidad con la que el evento se debe desenvolver. Sin más rodeos, vamos a analizar cada una de las 5P':
- Proyectar: Es vital para la organización de una actividad previsualizarla, quizás no sea de una manera exacta, ya que es imposible visionarla. En cambio, se puede soñar como "un sueño por cumplir". Esto le despertará emoción a tu "organizadora interna". Además, sera la primer pieza clave del rompecabezas y sabrás con un poco más de claridad los aspectos que deseas añadir o bien, mejorar. De esta manera la idea ira tomando la forma que deseas. Por ejemplo: Deseas incluir el habito de entrenamiento fisico, así que imaginas que este nuevo hábito cambiara tu vida tan positivamente que estas emocionado por levantarte a las cinco de la mañana para llevarlo a cabo, dejas con antelación el equipo necesario para el entrenamiento...
- Proponer: Dado a que ahora tienes una idea más clara sobre lo que deseas, se vuelve más evidente que quieres añadir certeramente y que definitivamente no va de la mano con tu proyección. Este paso es tan facil que puedes llevarlo a cabo con pluma y papel, realizar una lluvia de ideas o bien, podrías ayudarte con videos sobre actividades semejantes a la tuya, otra manera podría ser, buscar la inspiración en imagenes de plataformas, como Pinterest, por ejemplo. En el papel vas añadiendo las propuestas que más te gustan para la ejecución de tu evento. Es imperativo, despues de realizar la lluvia de ideas, hacer un descarte de las que definitivamente no serán parte de la siguiente fase.
- Planificar: Como ya has realizado el descarte, es momento de planificar. La manera más factible, es plasmar las actividades y tareas por realizar en un cronograma, ya sea fisico o digital. La importancia aquí es establecer fechas, horarios cuando sea necesario y llevar un control de items listos y por completar. Es necesario la planificación de tareas tanto complicadas como de menor dificutad. Una buena estrategia en el momento de usar el cronograma para que la ejecución de las tareas y la distribución del tiempo sean optimos, se trata de fragmentar las tareas en minitareas.
Por ejemplo:
Tarea: Dejar listo equipo de entrenamiento ☑
- Tennis ☑
- Proteina ☑
- Mancuernas ☑
NOTA: Al final de este articulo encontrarás un archivo PDF que podrás imprimir y rellenar, o bien, te podrá servir de guía para crear tu propio cronograma de actividades. -
Producción: Este punto es el más esperado de todos, el más emocionante; ya que pones en práctica tu sueño para convertirlo en realidad. Es importante resaltar, que si tomaste el tiempo necesario para ejecutar correctamente los tres primeros pasos, este debe ser más del 90% gratificante y menos del 10% estresante. No debes olvidar el uso de tu cronograma, dado que este será la guía absoluta de tu actividad.
- Progreso: Esta quinta y última etapa, no es más que la evaluación de la puesta en práctica de tu planificación al haber concluido. Si fuiste la única persona en ejecutarla, púes seras la unica persona que podrá evaluarla. En cambio, si llevaste la actividad a cabo en equipo, en conjunto podrán debatirla y evaluarla. Para esta etapa son necearia realizar preguntas como:
- ¿Qué hizo falta?
- ¿En que no se penso?
- ¿Qué salió mal?
- ¿Se pudo hacer mejor?
Otro aspecto que no puede faltar, es la evalución tarea por tarea llevada a cabo, es imprecindible la sinceridad y la autoconciencia para analizar fallos y mejorar en futuras actividades a llevar a cabo.
En conclusión, el sistema organizacional de las 5P' es una guía efectiva y confiable si se ejecuta correctamente. Se pueden llevar a cabo actividades de cualquier indole y puestas en marcha por la persona que la requiera sin el temor de perder el rumbo de su actividad, llevandola a cabo de una forma sana, reduciendo el estrés y evitando relativamente posibles errores, que si bien se llegana dar, en efecto se puede aprender de ellos.
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